Faire un devis clair et le relancer, pas à pas

Le point de départ

Les parties suivent l'ordre du travail : les questions à poser avant de chiffrer, le contenu du devis, les options, les mentions obligatoires, les relances, puis ce qui se passe après l'accord. Un modèle de devis à copier se trouve dans la deuxième partie.

1. Avant le devis : les questions de découverte

Un devis précis se prépare pendant la conversation avec le client. Si vous chiffrez sans avoir compris le besoin, vous risquez de proposer trop, trop peu, ou à côté.

Voici les questions qui servent le plus souvent :

• Qu'est-ce qui vous amène à chercher cette prestation maintenant ?
• À quoi verrez-vous que le travail est réussi ?
• Qu'avez-vous déjà en place, ou déjà essayé ?
• Pour quand en avez-vous besoin, et qu'est-ce qui fixe cette date ?
• Qui décide, et qui doit voir le devis avant la signature ?
• Avez-vous une enveloppe en tête ?
• Qu'est-ce qui ne doit surtout pas arriver ?

Notez les réponses avec les mots du client. Les reprendre dans le devis lui montre que vous l'avez écouté. Si une réponse manque, ne la devinez pas : posez la question par mail avant d'envoyer un prix.

2. Ce que contient un devis clair

Un devis clair se lit dans l'ordre où le client se pose les questions : qui, pour quoi, combien, quand, et comment accepter.

1. L'en-tête : vos coordonnées, celles du client, la date, un numéro de devis et sa durée de validité.
2. Le besoin, en deux ou trois phrases, avec les mots du client.
3. Ce qui est compris, ligne par ligne : désignation, quantité, prix unitaire, total.
4. Ce qui n'est pas compris. Cette ligne évite beaucoup de malentendus : nombre de retouches, déplacements, fournitures.
5. Les délais et les étapes : date de démarrage possible, durée, livraison.
6. Les conditions de paiement : acompte s'il y en a un, échéances, moyens de paiement.
7. La façon d'accepter : signature précédée de « bon pour accord », date.

Modèle de devis à copier

DEVIS N° [AAAA-NNN]                         Date : [JJ/MM/AAAA]
Valable jusqu'au : [JJ/MM/AAAA]

Émetteur : [Nom ou raison sociale] : [Adresse] : [SIREN] : [Contact]
Client : [Nom] : [Adresse] : [Contact]
Lieu de la prestation (si utile) : [Adresse]

VOTRE BESOIN
[Deux ou trois phrases reprenant les mots du client : la situation,
ce qu'il veut obtenir, la contrainte principale.]

CE QUI EST COMPRIS
| Désignation                  | Quantité | Prix unitaire | Total |
|------------------------------|----------|---------------|-------|
| [Prestation 1]               | [ ]      | [ ]           | [ ]   |
| [Prestation 2]               | [ ]      | [ ]           | [ ]   |
Total HT : [ ]    TVA ([taux]) : [ ]    Total TTC : [ ]
(ou, en franchise en base : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »)

CE QUI N'EST PAS COMPRIS
- [ex. : retouches au-delà de deux séries, frais de déplacement]

DÉLAIS
Démarrage possible : [date] : Durée : [ ] : Livraison : [date]

PAIEMENT
Acompte de [ ] à la signature (à nommer « acompte »), solde à [échéance].
Moyens acceptés : [ ]

ACCEPTATION
Date, signature précédée de la mention « bon pour accord » :

Adaptez les mentions à votre activité : la partie 4 explique lesquelles sont obligatoires selon les secteurs.

3. Proposer 2 à 3 options chiffrées

Avec un seul prix, le client répond par oui ou par non. Avec deux ou trois options, il compare des formules qui répondent toutes à son besoin, et il choisit celle qui lui va.

Quelques règles simples :

• Chaque option répond au même besoin. Ce qui change doit se voir tout de suite : périmètre, délai, niveau d'accompagnement.
• Indiquez l'option que vous recommandez, avec la raison en une phrase.
• Arrêtez-vous à trois. Au-delà, le choix devient un travail pour le client.

Exemple fictif, pour un graphiste qui crée un logo. Les prix servent seulement à montrer la présentation : ce ne sont pas des tarifs de référence.

La phrase de recommandation peut être aussi simple que : « Je vous conseille l'option recommandée : la charte vous évitera de refaire des choix à chaque nouveau support. »

4. Les mentions obligatoires, et le cas « TVA non applicable »

Le devis n'est pas obligatoire dans toutes les activités. Il l'est dans certains secteurs, que Service Public détaille : travaux et dépannages du bâtiment (plomberie, électricité, menuiserie, peinture…), déménagement, services à la personne à partir de 100 € TTC par mois, location de véhicule, prestations funéraires, certains produits et actes de santé. Les mentions à porter changent d'un secteur à l'autre (Service Public Entreprendre, « Devis obligatoire : activités concernées »).

Pour les travaux et dépannages du bâtiment, par exemple, le devis doit indiquer : la date de rédaction, le nom et l'adresse de l'entreprise, le nom du client, le lieu d'exécution, la nature exacte des travaux, le décompte détaillé (quantité, prix unitaire, unité), le taux horaire de main-d'œuvre TTC, les modalités de décompte du temps estimé, les frais de déplacement s'il y en a, la somme globale HT et TTC avec le taux de TVA, la durée de validité de l'offre, et le caractère gratuit ou payant du devis (avec son coût s'il est payant).

La DGCCRF rappelle aussi que le devis doit mentionner sa durée de validité, et qu'il doit être daté et signé par le professionnel (economie.gouv.fr, fiche « Devis »).

Hors des secteurs où il est obligatoire, une micro-entreprise peut remettre une autre information précontractuelle, comme ses conditions générales de vente. Quand elle fait un devis, elle doit quand même respecter les mentions propres à son secteur. Les artisans dont l'assurance professionnelle est obligatoire (la décennale d'un plombier, par exemple) indiquent sur leurs devis et factures les coordonnées de l'assureur et la couverture géographique du contrat. Le devis se conserve 5 ans (Service Public Entreprendre, « Documents commerciaux d'une micro-entreprise »).

Un devis obligatoire non remis, ou une mention oubliée, expose à une amende administrative. Les montants sont détaillés dans les deux fiches Service Public citées plus haut.

Le cas « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »

Si votre entreprise relève de la franchise en base de TVA, vous facturez sans TVA, et la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » doit figurer sur chaque facture (Service Public Entreprendre, « Franchise en base de TVA »). La fiche officielle vise les factures. Reporter la même mention sur le devis est un bon réflexe : le client voit que le montant affiché ne sera pas majoré de TVA.

La référence de cette mention va changer. Les règles de TVA passent dans un nouveau code, le code des impositions sur les biens et services (CIBS), et Service Public prévoit une période de tolérance pendant laquelle l'ancienne référence reste acceptée (fiche « Documents commerciaux d'une micro-entreprise »). Le calendrier de ce changement a déjà été modifié : relisez la fiche officielle avant de mettre à jour vos modèles.

5. Relancer un devis sans insister

Fixez la date de relance au moment où vous envoyez le devis, par exemple une semaine plus tard, ou plus tôt si la date de démarrage approche. Notez-la dans votre suivi pour ne pas dépendre de votre mémoire.

La première relance : une seule question

Une relance courte, qui pose une seule question, permet au client de répondre en une ligne.

Objet : Votre devis pour [projet]

Bonjour [Prénom],

Je reviens vers vous au sujet du devis envoyé le [date] pour [projet].
L'option [nom de l'option] correspond-elle à ce que vous aviez en tête,
ou faut-il ajuster quelque chose ?

Bonne journée,
[Signature]

La dernière relance : laisser une porte ouverte

Si la première relance reste sans réponse, une seconde suffit. Elle rappelle la date de validité et laisse au client un moyen simple de revenir.

Objet : Votre devis pour [projet]

Bonjour [Prénom],

Je n'ai pas eu de retour sur le devis du [date]. J'imagine que le projet
n'est pas prioritaire en ce moment. Le devis reste valable jusqu'au
[date de validité]. Si vous souhaitez le reprendre, il suffit de répondre
à ce message.

Bonne continuation,
[Signature]

Ensuite, arrêtez et notez dans votre suivi la date, l'issue et la raison si vous la connaissez. Évitez de baisser le prix dans une relance alors que le client ne l'a pas demandé : vous lui apprenez que le premier prix était négociable.

6. Après l'accord : signature, acompte, démarrage

Le devis est une offre de contrat : il engage le professionnel dès que le client l'accepte, et le client à partir du moment où il le signe. Service Public indique que le client ajoute la mention « bon pour travaux » ou « bon pour accord » au-dessus de sa signature (fiche « Devis obligatoire : activités concernées »).

Pour l'argent versé d'avance, le mot choisi compte :

• Un acompte engage les deux parties. Celle qui se retire peut devoir des dommages et intérêts.
• Des arrhes laissent le client libre de renoncer, en perdant la somme. Si c'est le professionnel qui renonce, il rend le double.
• Dans un contrat avec un client consommateur, si la nature de la somme versée n'est pas précisée, elle est considérée comme des arrhes. Avec un client professionnel, indiquez expressément dans le devis la nature du versement et ses conséquences.

Écrivez donc clairement « acompte » sur le devis si c'est ce que vous voulez (même source).

Pour le démarrage, envoyez un message court qui confirme ce qui a été accepté, la date de début, ce dont vous avez besoin de la part du client, et la prochaine étape. Rangez le devis signé dans le dossier du client : vous en aurez besoin pour la facture.

Avec Ouvrali : confier le suivi des devis à un agent

Le devis est recalé avant la relance

Scénario pédagogique fictif, à partir du sujet et des pièces de ce guide.

C

CamilleLa demande dans cet exemple

Voici mes notes et mes tarifs pour le logo. Prépare les options et vérifie que le devis peut encore être accepté aux dates proposées.

NoraLe travail confié

L’option recommandée associe le logo à 700 € et la charte à 250 €. Je recale le démarrage après acceptation et réception de l’acompte.

IrisLe point vérifié

Le total est de 950 € et les 30 % d’acompte valent 285 €. Le démarrage ne reste pas fixé à une date passée pendant la relance.

Un devis cohérent avec ses relances

Les trois options, les conditions et les deux messages portent sur le même dossier fictif. Le suivi peut être entièrement délégué dans le mandat choisi.

Ouvrir la pièce complète et sa source texte

Si vous n'avez encore jamais confié une tâche à l'IA, choisissez d'abord « préparer seulement », premier niveau sur trois : devis et relances sont rédigés, et l'agent peut aussi les envoyer dès que vous lui confiez cette étape.

Ouvrali réunit des agents IA qui travaillent directement sur votre ordinateur, dans vos fichiers, dès lors que votre application IA est compatible et qu'ils ont les accès nécessaires. Pour un devis, ils partent de vos tarifs, de vos conditions et de vos anciens devis, déjà rangés dans vos dossiers : vous n'avez rien à copier-coller entre une conversation et un document, ni de fichier à télécharger puis à ranger. Chaque devis est relu par l'agent de contrôle du kit avant de vous être remis : le rôle « Contrôle indépendant » vérifie les sources, les calculs et le résultat.

Ouvrali n'est pas un logiciel de devis ou de facturation : ses agents et ses méthodes se servent des outils et des fichiers que vous avez déjà.

Exemple : un suivi des devis entièrement délégué

Les documents à ouvrir et à reprendre

Une demande à adapter à votre activité

Voici mes notes et mes tarifs pour le logo. Prépare les options et vérifie que le devis peut encore être accepté aux dates proposées. Prépare les documents utiles et les contrôles décrits dans ce guide, en distinguant les faits, les hypothèses et les éléments manquants. Enregistre les pièces et les points à suivre dans le dossier. Respecte les accès autorisés et le niveau d’autonomie choisi ; signale toute limite qui empêche de terminer le travail.

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