Le code du wifi, l'heure de départ, le jour des poubelles, la bonne boulangerie : ce sont les questions que vos voyageurs vous posent à chaque séjour. Un livret d'accueil y répond une fois pour toutes. Il sert pour une location sur Airbnb comme pour un gîte ou un meublé loué en direct.
Les documents et échanges d’exemple sont pédagogiques et fictifs ; ils ne décrivent pas une mission cliente exécutée.
Les agents de cet exemple
HugoCoordonne le dossier et les contributions utiles
LéoCommunication et supports
NoraCommercial et relation client
Le point de départ
Ce guide donne les rubriques à prévoir, le bon format, la façon de le tenir à jour et un exemple rempli que vous pouvez adapter.
Exemple fictif à personnaliser, avec champs d’accès à compléter avant envoi. Lire le document complet.
À quoi sert un livret d'accueil
Il évite les messages répétitifs, aide vos voyageurs à se débrouiller seuls quand vous n'êtes pas joignable, et pose clairement les règles de la maison. Bien fait, il rassure aussi : le voyageur sait quoi faire en cas de panne ou d'urgence.
Un bon livret est court à lire et facile à parcourir. Le voyageur l'ouvre pour une question précise : il doit trouver la réponse en quelques secondes.
Les rubriques indispensables
Avant l'arrivée
Adresse exacte, accès en voiture et en transports, stationnement, et ce qu'il faut savoir avant de partir (pas de commerce ouvert le dimanche soir dans le village, par exemple). Cette partie peut être envoyée quelques jours avant le séjour.
L'arrivée
Heure d'arrivée possible, remise des clés ou boîte à clés, que faire en cas de retard. Ne mettez pas le code de la boîte à clés dans un document que vous publiez ou laissez en ligne : envoyez-le séparément, au voyageur concerné.
Le logement
Wifi (nom du réseau et mot de passe), chauffage et climatisation, appareils de cuisine, lave-linge, télévision, eau chaude. Pour chaque appareil un peu particulier, deux lignes suffisent : comment l'allumer, quoi faire s'il ne marche pas.
Les règles de la maison
Nombre de personnes, animaux, fumée, bruit, fêtes, tri des déchets et jour de collecte. Si le logement est dans une copropriété, reprenez les règles de l'immeuble qui concernent vos voyageurs (local vélos, piscine, horaires).
Sécurité et urgences
Emplacement de l'extincteur et du disjoncteur, coupure d'eau et de gaz, pharmacie et médecin les plus proches. Ajoutez les numéros d'urgence, rappelés par Service Public (service-public.gouv.fr, fiche F33954) : 15 pour le Samu, 17 pour Police secours, 18 pour les pompiers, 112 pour le numéro d'urgence européen, utilisable dans tous les pays de l'Union, et 114 pour les personnes sourdes ou malentendantes, par SMS, application ou internet. Pour des voyageurs étrangers, le 112 est le plus simple à retenir.
Le départ
Heure de départ, ce qu'il faut faire (vaisselle, poubelles, draps, clés), et ce qui est pris en charge par le ménage. Plus c'est clair, moins il y a de malentendus.
Le quartier
Commerces, marché, restaurants, balades, activités pour les enfants, adresses par temps de pluie. Vos vraies recommandations valent mieux qu'une liste trouvée en ligne.
Vos contacts
Votre numéro, les horaires où vous répondez, et la personne à appeler en votre absence.
Papier, PDF ou page en ligne
Les trois se complètent. Un exemplaire papier dans le logement sert à ceux qui préfèrent feuilleter. Un PDF ou une page en ligne s'envoie avant l'arrivée et se consulte sur téléphone. Si vous accueillez beaucoup de voyageurs étrangers, prévoyez une version en anglais, ou dans la langue de votre clientèle principale.
Quel que soit le format, gardez une seule source : un document que vous modifiez, et dont vous tirez le papier et le PDF. Sinon, les versions divergent vite.
Le tenir à jour
Un livret périmé fait plus de dégâts que pas de livret du tout : un restaurant fermé, un code wifi changé, un nouvel appareil sans mode d'emploi. Relisez-le à chaque changement dans le logement et au moins une fois par saison. Les messages de vos voyageurs sont la meilleure liste de corrections : si une question revient, la réponse manque dans le livret.
Les règles à connaître pour une location de vacances
l'enregistrement des meublés de tourisme est aujourd'hui obligatoire dans certaines communes seulement ; il le deviendra dans toutes les communes à la mise en service du téléservice national, prévue au quatrième trimestre 2026, et le numéro obtenu devra figurer sur l'annonce ;
un copropriétaire qui se déclare loueur de meublé de tourisme doit en informer le syndic de copropriété ;
un meublé de tourisme ne peut pas être loué plus de 90 jours consécutifs à un même client par année civile.
Ces règles évoluent : vérifiez la fiche à jour et votre commune avant chaque saison.
Ce que l'IA peut faire pour votre livret
Un assistant IA est très utile ici, parce que le livret demande surtout de la mise en forme et de la mise à jour :
rédiger une première version à partir de vos notes, rubrique par rubrique ;
traduire le livret dans la langue de vos voyageurs ;
transformer les questions reçues dans vos messages en nouvelles entrées ;
préparer les messages avant et après le séjour, qui reprennent les bonnes parties du livret ;
relire l'ensemble pour repérer une information contradictoire (deux heures de départ différentes, par exemple).
Deux précautions : l'IA ne doit rien inventer (une adresse, un horaire, un équipement qui n'existe pas), et tout contenu destiné aux voyageurs est vérifié avant envoi ou publication, par vous ou par l'agent selon la délégation choisie.
Pour aller plus loin sur l'IA dans les métiers de l'accueil, voir notre guide IA et tourisme.
Avec Ouvrali : le livret et l'accueil confiés aux agents
Un livret qui accompagne réellement l’arrivée
Scénario pédagogique fictif, à partir du sujet et des pièces de ce guide.
Les pièces de départ
Les consignes, horaires et équipements du logement sont rassemblés avec l’ancien livret. L’adresse et les itinéraires doivent encore être complétés dans cet exemple.
Léo reprend le dossier
Léo met le livret à jour. Le contrôle rapproche chaque consigne des informations fournies ; le code de la boîte à clés reste hors du document partagé.
Un projet à personnaliser avant envoi
Le PDF et la source montrent les champs à compléter. Une fois le livret finalisé, l’envoi peut être confié à l’agent dans le mandat prévu.
Nora raccorde le message d’avant-séjour au livret final et à ses accès.
Exemple pédagogique fictif. Camille confie à Hugo ses consignes d'arrivée, équipements et livret précédent. Léo utilise supports pour mettre à jour la source et le PDF ; verifier rapproche horaires et accès des notes fournies et garde le code de la boîte à clés hors du livret partagé. Nora construit le message d'avant-séjour. Le résultat est un projet de livret et de message cohérents ; l'annexe montre les champs d'accès à compléter et vérifier avant envoi. L'agent peut ensuite envoyer le livret final si cette étape lui est confiée et si la messagerie ou l'outil de réservation sont accessibles.
Pour un premier essai avec l'IA, gardez « préparer seulement », le plus simple des trois réglages : le livret est écrit par l'agent, sans rien envoyer aux voyageurs. L'agent peut ensuite le leur adresser lui-même si vous le lui confiez.
Ouvrali est un kit d'agents IA qui prend place dans votre application IA. Dans une application compatible, et avec l'accès à vos fichiers, il agit sur votre ordinateur, là où ils se trouvent : il lit vos notes sur le logement et le livret de l'an dernier, puis enregistre la nouvelle version juste à côté. Aucun copier-coller, aucun fichier à récupérer. À l'installation, le kit retient votre logement, vos règles de maison et votre ton : chaque mise à jour repart de là.
Les rôles
Hugo, l'agent principal, organise le travail.
Léo, l'agent Communication, rédige et met en forme le livret et vos textes d'annonce.
Nora, l'agent Commercial et relation client, prépare les messages aux voyageurs.
Alice, l'agent Administration, prépare les démarches, comme l'enregistrement du meublé, à partir des sources officielles du moment.
Les méthodes
La méthode supports
produit le livret dans un format adapté : un document modifiable, une version imprimable et un PDF à envoyer. La méthode communication prépare les textes de l'annonce et les messages. La méthode administration sert aux démarches, avec la pièce fournie et les sources officielles à jour.
Avant de vous être remis, le livret passe par la méthode verifier : elle confronte les rubriques entre elles (une seule heure de départ, le même code wifi partout), repère ce qui n'a pas de source dans vos notes, range la version validée et note la date de la prochaine relecture.
Les modèles
Le kit n'a pas de modèle dédié au livret voyageur : l'agent le construit avec la méthode supports et vos informations. Deux modèles du kit servent toutefois autour du livret.
La « Fiche de procédure » explique comment réaliser une tâche et reconnaître qu'elle est bien faite : elle convient à la préparation du logement entre deux séjours.
Le « Livret d'accueil » du kit sert à donner les premières réponses à une personne qui rejoint la structure, par exemple un co-hôte ou la personne qui fait le ménage.
Le niveau d'autonomie
Les agents s'ajustent à votre manière d'accueillir. Selon le réglage, l'agent écrit les messages aux voyageurs sans les envoyer, les écrit et attend votre accord, ou s'occupe lui-même des échanges avant et après le séjour. Il lui faut pour cela un accès à la messagerie ou à l'outil où arrivent les réservations.
Du livret aux messages d'arrivée, Ouvrali met à votre service 8 rôles d'agents, 30 modèles de documents et 30 méthodes, adaptés à votre location. Déléguez à l'IA. Avancez avec méthode. Dès 79 €, achat unique. Découvrir Ouvrali
Les documents à ouvrir et à reprendre
Bienvenue à l'appartement Les Tamaris (fictif)
Exemple fictif à personnaliser, avec champs d’accès à compléter avant envoi.
Exemple pédagogique fictif. Le logement, les adresses, Camille, Lucas et les numéros (sauf les numéros d'urgence) sont inventés. Les champs entre crochets restent à compléter avant envoi.
Bienvenue à l'appartement Les Tamaris (fictif)
Avant l'arrivée
Adresse : [adresse exacte à renseigner avant envoi].
En voiture : [itinéraire et accès au portail à renseigner].
En transports : [gare ou arrêt, ligne et trajet à pied à renseigner].
Stationnement : place n° 12 dans la cour, à confirmer avec le plan d'accès.
Votre arrivée
Arrivée à partir de 16 h. En cas de retard après 21 h, prévenez Camille par SMS.
Les clés sont dans la boîte à clés à gauche de la porte. Le code vous est envoyé par message le jour de l'arrivée.
Le plan d’accès et les consignes ci-dessus doivent être complétés avant l’envoi du livret.
Le logement
Wifi : réseau « Tamaris-Invites », mot de passe sur l'étiquette du boîtier, dans l'entrée.
Chauffage : thermostat dans le couloir. Ne pas dépasser 20 °C, merci.
Plaques à induction : appuyer 3 secondes sur le cadenas pour déverrouiller.
Lave-linge : programme « Rapide 30 » conseillé, lessive sous l'évier.
Les règles de la maison
4 personnes au maximum.
Logement non-fumeur. Animaux non acceptés.
Calme après 22 h : les murs de l'immeuble sont fins.
Tri : bac jaune pour les emballages, bac vert pour le verre (local en bas de l'escalier). Collecte le mardi matin.
Sécurité et urgences
Extincteur : dans l'entrée. Disjoncteur : placard du couloir.
Pharmacie la plus proche : Pharmacie du Port (fictive), 5 minutes à pied.
Merci de laisser la vaisselle propre, de vider les poubelles et de remettre les clés dans la boîte à clés.
Les draps et serviettes restent sur place : le ménage s'en occupe.
Le quartier
Boulangerie Au Pain Doré (fictive), ouverte dès 7 h, fermée le lundi.
Marché le jeudi et le dimanche matin sur la place.
Par temps de pluie : le musée de la Marine (fictif), à 10 minutes à pied.
Vos contacts
Camille (propriétaire) : 06 00 00 00 00 (fictif), de 9 h à 20 h.
En son absence : Lucas, voisin du 1er étage, 06 11 11 11 11 (fictif).
Une demande à adapter à votre activité
Les consignes, horaires et équipements du logement sont rassemblés avec l’ancien livret. L’adresse et les itinéraires doivent encore être complétés dans cet exemple. Prépare les documents utiles et les contrôles décrits dans ce guide, en distinguant les faits, les hypothèses et les éléments manquants. Enregistre les pièces et les points à suivre dans le dossier. Respecte les accès autorisés et le niveau d’autonomie choisi ; signale toute limite qui empêche de terminer le travail.
Les questions pratiques
Le livret d'accueil est-il obligatoire ?
Les sources officielles consultées n'en imposent pas. C'est un outil pratique pour vous et vos voyageurs. Les règles de la location elle-même (enregistrement, numéro sur l'annonce) restent à respecter.
Faut-il mettre le code de la boîte à clés dans le livret ?
Pas dans une version publiée ou envoyée à l'avance à tout le monde. Envoyez le code au voyageur concerné, au moment utile, et changez-le régulièrement.
Faut-il traduire le livret ?
Si une partie de vos voyageurs ne parle pas français, oui, au moins en anglais. Une IA peut traduire, mais faites relire les consignes importantes.
Tous les combien le mettre à jour ?
À chaque changement dans le logement ou le quartier, et au moins une fois par saison.
Dois-je installer un autre logiciel pour faire mon livret avec Ouvrali ?
Non. Pas de logiciel Ouvrali séparé ni d'abonnement : le kit s'installe dans votre application IA. Il s'utilise dans l'outil IA de votre choix, avec le forfait de cet outil, à prévoir en plus auprès de son fournisseur. Le livret lui-même reste un document que vous ouvrez et imprimez comme d'habitude.
Et si j'ai besoin d'aide pour l'installer et régler les agents ?
Oui, pour une personne, en ligne : 149 € avec 1 h, 219 € avec 2 h. Les deux heures servent aussi à régler les agents sur votre location, par exemple le ton des messages et les langues de vos voyageurs.
