Procès-verbal d'assemblée générale d'association : le rédiger, le signer, l'utiliser

Le point de départ

Ce guide explique la différence entre compte rendu et procès-verbal, ce que contient un PV, comment le préparer avant la séance pour l'écrire presque en direct, et ce qu'il faut en faire ensuite. Un PV fictif complet est proposé en téléchargement.

Compte rendu ou procès-verbal ?

On emploie souvent un mot pour l'autre. Il vaut mieux les distinguer.

• Le procès-verbal (PV) consigne les décisions : qui était là, ce qui a été soumis au vote, le résultat de chaque vote. C'est le document qui prouve ce que l'assemblée a décidé.
• Le compte rendu raconte la séance : les échanges, les questions des adhérents, l'ambiance. Il sert à informer ceux qui n'étaient pas là.

Beaucoup de petites associations font un seul document qui sert aux deux. Dans ce cas, gardez les décisions dans une partie bien séparée, facile à recopier. Pour les réunions du bureau ou d'équipe, un compte rendu de réunion classique peut suffire ; vérifiez toutefois vos statuts et la nature des décisions à consigner.

Ce que contient un PV d'assemblée générale

La forme du procès-verbal dépend d'abord de vos statuts, et parfois du règlement intérieur, qui organisent l'assemblée. Relisez-les avant d'écrire. Un PV complet reprend en général :

1. Le nom de l'association, le type d'assemblée (ordinaire ou extraordinaire), la date, l'heure et le lieu.
2. Les conditions de convocation, si vos statuts les fixent.
3. Le nombre de membres présents et représentés, et le quorum s'il en existe un.
4. La personne qui préside la séance et celle qui tient le secrétariat.
5. L'ordre du jour, repris tel qu'il figurait dans la convocation.
6. Pour chaque point soumis au vote : la résolution exacte, puis le nombre de voix pour, contre et d'abstentions.
7. L'heure de clôture.
8. La date, le nom, la fonction et la signature des signataires prévus par les statuts.

Si le PV accompagne une déclaration, vérifiez les pièces requises pour cette démarche. Pour la création d’une association, Service Public demande une copie du PV constitutif signée par au moins un dirigeant, portant ses nom et prénom, sans date de naissance sur les pièces jointes. Pour une modification des statuts, le dossier comprend la délibération qui l’a adoptée et les statuts mis à jour. Ces exigences propres à une déclaration ne remplacent pas les règles de tenue et de signature prévues par vos statuts.

Les rapports présentés à l'assemblée (moral, d'activité, financier) ne sont pas recopiés dans le PV : il mentionne seulement leur présentation et le vote qui les approuve. Leur rédaction est traitée dans notre guide du rapport moral et du rapport d'activité.

Préparer le PV avant la séance

Le PV le plus simple à écrire est celui dont la trame existe avant l'assemblée. À partir de la convocation, préparez un document qui contient déjà :

• l'en-tête (association, date, lieu, type d'assemblée) ;
• l'ordre du jour, point par point ;
• sous chaque point de vote, le texte de la résolution proposée et une ligne « Pour / Contre / Abstention » à remplir ;
• un tableau des présences et des pouvoirs.

Le jour J, le secrétaire n'a plus qu'à compléter. Si une résolution est modifiée en séance, il note la nouvelle formulation exacte, mot pour mot, avant le vote.

Prendre les notes pendant l'assemblée

Pendant la séance, concentrez-vous sur ce qui devra figurer au PV :

• les chiffres de présence au moment de chaque vote, s'ils changent (arrivées tardives, départs) ;
• le résultat de chaque vote, annoncé à voix haute par la présidence puis noté ;
• les noms des personnes élues et leur fonction, avec la bonne orthographe ;
• les questions diverses qui débouchent sur une décision.

Les échanges détaillés relèvent du compte rendu. Si vous le faites, demandez à une deuxième personne de le prendre : le secrétaire garde ainsi l'œil sur les votes.

Après l'assemblée : signer, diffuser, déclarer

Signer et conserver

Mettez le PV au propre dans les jours qui suivent, tant que les notes sont fraîches. Faites-le signer par les personnes que prévoient vos statuts, souvent la présidence et le secrétariat. Conservez l'original signé dans un registre ou un dossier unique, avec la liste des présences et les pouvoirs.

Diffuser

Envoyez le PV, ou un compte rendu qui en reprend les décisions, aux membres. Gardez-le à portée de main : la banque, l'assureur ou un financeur le demandent souvent, par exemple pour une demande de subvention.

Déclarer ce qui doit l'être

Une assemblée générale ne donne pas lieu, en principe, à une déclaration systématique. Service Public précise en revanche que certaines décisions doivent être déclarées dans les 3 mois qui suivent l'assemblée : changement de nom ou d'objet, d'adresse du siège ou de gestion, désignation de nouveaux dirigeants, modification des statuts, ouverture ou fermeture d'un lieu d'activité, acquisition ou cession de certains biens, nouvelle composition d'une union ou d'une fédération (fiche F34728).

Ces changements ne sont opposables aux tiers qu'à partir de leur déclaration au greffe des associations, et un exemplaire de la délibération est joint à la déclaration (fiche F34797). Pour une modification des statuts, le dossier comprend aussi les statuts mis à jour, signés par au moins deux dirigeants (fiche F1123). En Alsace-Moselle, la déclaration se fait auprès du tribunal judiciaire, dans le même délai de 3 mois.

Ce que l'IA change dans la rédaction du PV

L'IA aide surtout avant et après la séance :

• préparer la trame du PV à partir de la convocation et de l'ordre du jour ;
• remettre au propre les notes du secrétaire, en séparant décisions et échanges ;
• vérifier que chaque point de l'ordre du jour a bien sa résolution et son résultat de vote ;
• lister les décisions qui entrent dans les cas de déclaration au greffe, et préparer les pièces.

Une limite, quel que soit l'outil : l'IA ne doit jamais compléter un résultat de vote ou une présence qu'elle ne trouve pas dans les notes. Un PV ne contient que ce qui s'est réellement passé. Quand une donnée manque, le document doit le signaler pour que le secrétaire la retrouve.

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Rien n'est envoyé ni déclaré en mode « préparer seulement », première des trois options : l'équipe prépare la trame, puis met vos notes au propre dans le dossier de l'assemblée.

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Les documents à ouvrir et à reprendre

Une demande à adapter à votre activité

Statuts, convocation, présences et résultats des votes sont réunis pour l’assemblée fictive du dimanche 17 janvier 2027. Prépare les documents utiles et les contrôles décrits dans ce guide, en distinguant les faits, les hypothèses et les éléments manquants. Enregistre les pièces et les points à suivre dans le dossier. Respecte les accès autorisés et le niveau d’autonomie choisi ; signale toute limite qui empêche de terminer le travail.

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