Monter un projet associatif avec l’IA commence par décrire ce que l’on veut faire, pour qui, avec quels moyens et qui décide. Samira prépare ici quatre ateliers de jardinage avec une fiche d’action et un budget qui laisse visible le financement encore incertain.
Cas pédagogique entièrement fictif. L’association, les décisions, les montants et les échanges de ce projet sont inventés. Aucun financement, devis, essai du kit ou événement réel n’est revendiqué.
Les agents de cet exemple
HugoCadre la demande et les décisions attendues
MayaStructure l’action et ses prochaines étapes
OscarVérifie les calculs et le plan de financement
IrisContrôle les sources et les statuts des ressources
Passer d’une idée à une action précise
Les Voisins du Jardin, association fictive déjà rencontrée dans le cas du compte rendu de réunion, veut organiser quatre ateliers de semis ouverts aux habitants en novembre 2026. La réunion précédente n’a pas adopté ce nouveau projet.
Aide-nous à préparer quatre ateliers de jardinage en novembre. Je veux une fiche d’action et un budget que le bureau pourra examiner. Ne présente aucun financement comme obtenu sans décision.
HugoLes questions
Qui anime ? Combien de places ? Le jardin est-il disponible ? Quelle somme le bureau a-t-il réellement réservée ?
S
SamiraLes faits du scénario
Lou et Pierre proposent d’animer. Le bureau a réservé 360 € dans ce cas fictif. Nous visons douze places par séance ; Inès doit vérifier le lieu et les besoins d’accueil.
Maya inscrit ces éléments dans une fiche, avec Samira comme responsable de préparation. Elle garde « à confirmer » pour le lieu et la disponibilité des animateurs. Elle propose quatre dates de travail, les 7, 14, 21 et 28 novembre, soumises au collectif.
Une fiche projet que le bureau peut discuter
La fiche d’action remplie précise le public, les séances, les moyens, les responsables et la décision suivante. Ce n’est pas le projet associatif global ni un compte rendu de réunion. Le bureau peut approuver, modifier ou différer l’action.
La chaîne de décisionChaque étape garde une question ouverte visible.
1Décrire
Quatre ateliers gratuits, douze places chacun, en novembre.
2Chiffrer
Estimer 960 € de dépenses et rapprocher les moyens disponibles.
3Décider
Le bureau confirme lieu, animateurs, budget et démarche de financement.
Inès vérifie le jardin et l’accueil avant toute annonce. Lou et Pierre confirment leur disponibilité. Samira prépare une version pour le bureau ; elle ne réserve pas de matériel ni de place au nom de l’association.
Un budget équilibré sur le papier, pas financé à ce stade
Oscar additionne les dépenses estimées : semences et plants, 4 × 70 € = 280 € ; petit outillage réutilisable, 240 € ; terreau, 4 × 45 € = 180 € ; impressions, 100 € ; matériel d’accueil et d’accessibilité, 160 €. Le total est de 960 €. Ce sont des hypothèses du cas, pas des devis fournisseurs vérifiés.
Dans un premier brouillon du scénario, les 600 € figuraient comme « subvention obtenue ». Samira corrige aussitôt : aucun financeur n’a été choisi, aucune éligibilité n’a été examinée et aucune demande n’a été envoyée.
S
SamiraLa correction
Remplace « obtenue » par « soutien à rechercher ». Le bureau décidera si nous préparons une demande. Si les 600 € ne se trouvent pas, nous réduirons ou reporterons le projet.
IrisLe contrôle
La fiche et le budget portent maintenant le même statut. Seuls 360 € sont réservés dans l’exemple ; 600 € restent à financer.
La version finale présentée ici contient cette correction. Une demande de subvention réelle exigerait de vérifier le dispositif, ses critères et les décisions de l’association avant tout dépôt.
Préparer la décision, puis reprendre le dossier
Samira soumet la fiche et le budget au bureau. Les décisions attendues sont précises : confirmer les animateurs et le lieu, vérifier les coûts, décider si l’action est maintenue et qui recherche les 600 €. Dans le scénario, elle prend en charge la présentation au bureau ; Inès garde la vérification du jardin. Aucun accord collectif final n’est présumé.
La commande /verifier désigne la méthode du kit Ouvrali installé dans l’outil IA. Elle peut contrôler la cohérence des deux pièces, ranger les versions de travail relues et noter la prochaine action. Sans kit, le même contrôle se demande en langage naturel. La CNIL recommande de limiter les données confiées à l’IA et de relire ses réponses, un repère utile si l’association passe d’un cas fictif aux informations de vrais bénévoles.
Financeur et dispositif non choisis ; demande non envoyée
600 € non acquis
Écart
Besoin encore à financer
960 € de dépenses moins 360 € réservés
600 € à couvrir
Décision
Si le soutien manque
Réduire, trouver une autre ressource ou reporter après vote
Aucune dépense engagée
Une demande à adapter à votre activité
À partir de notre idée d’ateliers et des décisions réellement prises, prépare une fiche d’action et un budget pour le bureau. Demande ce qui manque sur le public, les dates, le lieu, les animateurs, les dépenses et les ressources. Calcule chaque poste puis le total. Distingue les sommes confirmées, envisagées et à demander. Ne prétends pas qu’une subvention est attribuée, qu’un devis existe ou que nous sommes éligibles sans preuve. Présente les deux pièces et les questions à trancher avant toute annonce ou demande.
Les questions pratiques
Une fiche d’action remplace-t-elle le projet associatif global ?
Non. Elle décrit une action précise, ici quatre ateliers de jardinage. Le projet global de l’association et les décisions du collectif restent distincts.
Peut-on inscrire une subvention non obtenue dans le budget ?
Oui, comme ressource envisagée, avec un état explicite. Ne la comptez pas parmi les fonds acquis et vérifiez les critères avant une demande réelle. Ici, les 600 € restent un soutien à rechercher.
Que faire si les 600 € manquent ?
Le bureau peut chercher une autre ressource, réduire l’action ou la reporter. Il recalcule le budget selon le périmètre retenu avant toute annonce. Dans le scénario, aucune dépense n’est engagée.
Quelles informations réunir avant de demander une fiche projet à l’IA ?
Précisez l’objectif, les bénéficiaires, le nombre de séances, la capacité d’accueil, les dates envisagées et les moyens nécessaires. Indiquez les responsables pressentis, les sommes réservées et les confirmations attendues. Pour les quatre ateliers, le lieu et la disponibilité des animateurs restent à vérifier.
Comment vérifier le total du budget proposé ?
Recalculez chaque poste à partir de ses quantités et de ses montants, puis additionnez les dépenses. Ici, les cinq postes totalisent 960 € ; après les 360 € réservés, il reste 600 € à financer. Les prix de l’exemple sont des estimations fictives à vérifier pour un projet réel.
Un budget équilibré permet-il d’annoncer les ateliers ?
Pas à lui seul. Ici, l’équilibre repose sur 600 € encore non acquis, tandis que le lieu, les animateurs et les dates attendent une confirmation. Le bureau décide du maintien, de la modification ou du report de l’action avant l’annonce.
Associations.gouv.fr : demander une subventionConsultée le 4 octobre 2026. Précise que le budget demandé dans ce parcours est celui du projet, distinct de celui de l’association ; ne valide aucun financeur pour ce cas.
