Fin d'année dans une petite structure : le gérant veut faire le point avec chaque salarié, mais ne sait plus si l'entretien est obligatoire, ni ce qu'il doit contenir, ni où ranger le compte rendu de l'an passé. Il le mélange aussi avec l'entretien professionnel.
La trame est à adapter. Les exemples du guide sont fictifs.
Les agents de cet exemple
AliceAdministration, juridique et ressources humaines
IrisContrôle indépendant des éléments sensibles
Le point de départ
Ce guide commence par distinguer les deux rendez-vous, puis propose une méthode valable avec un traitement de texte comme avec un logiciel RH : poser les règles, préparer des deux côtés, mener l'échange, rédiger le compte rendu et suivre les objectifs. Une trame d'entretien annuel est proposée en téléchargement.
À quoi sert l'entretien annuel
L'entretien annuel d'évaluation est un temps d'échange entre l'employeur et le salarié. Service Public lui donne trois usages : faire le bilan de l'année écoulée (missions réalisées, difficultés rencontrées), apprécier les compétences professionnelles, et fixer les objectifs de la période suivante avec les moyens pour les atteindre (fiche F31854).
Bien conduit, il donne au salarié une vision claire de ce qu'on attend de lui. Il laisse aussi à l'employeur une trace écrite de ce qui a été dit et convenu.
Entretien annuel et entretien professionnel : deux rendez-vous distincts
Les deux se confondent souvent, alors que leur objet et leur caractère obligatoire diffèrent.
Entretien annuel d'évaluation
Entretien professionnel (entretien de parcours professionnel)
Obligatoire ?
Non, sauf si la convention collective l'impose
Oui, dans toutes les entreprises
Objet
Évaluer le travail et les compétences, fixer des objectifs
Parcours, compétences et leur évolution, formation, souhaits d'évolution, compte personnel de formation
Rythme
Fixé par l'employeur, en principe chaque année
Dans la première année après l'embauche, puis tous les quatre ans ; état des lieux tous les huit ans
Évaluation du travail
Oui
Non
Depuis la loi du 24 octobre 2025, l'entretien professionnel s'appelle entretien de parcours professionnel. Il doit aussi être proposé au retour de certains congés ou absences longues, ainsi qu'après la visite médicale de mi-carrière et avant les 60 ans du salarié (article L6315-1, fiche F32040). Un accord collectif peut prévoir un rythme différent, sans dépasser quatre ans.
Rien n'empêche de tenir les deux le même jour. Service Public cite une décision de la Cour de cassation du 5 juillet 2023 qui l'admet, à condition de bien séparer les deux échanges. En pratique, prévoyez deux parties et deux documents.
Les règles à connaître avant de lancer les entretiens
Quand l'employeur choisit d'évaluer ses salariés, le code du travail pose un cadre. Les points suivants viennent de la fiche F31854 et de l'article L1222-3 ; votre convention collective peut ajouter des règles sur le rythme, le contenu ou l'information des salariés.
Les salariés connaissent les méthodes et techniques d'évaluation avant qu'elles s'appliquent, par une information individuelle ou collective (un affichage, par exemple).
Une fois le dispositif en place, chaque salarié en bénéficie.
Dans les entreprises de 50 salariés et plus, le CSE est informé et consulté avant la mise en œuvre.
Les critères portent sur le travail accompli, sont précis, objectifs et vérifiables, ne sont pas discriminatoires et ne génèrent pas de stress au travail.
Les résultats sont confidentiels, et les données personnelles enregistrées dans un fichier relèvent du RGPD.
Le salarié ne peut pas refuser l'entretien, et il ne peut pas s'y faire assister par un représentant du personnel.
Préparer l'entretien
Du côté de l'employeur
Convoquez le salarié assez tôt pour qu'il puisse se préparer. Une convocation orale suffit en droit, mais Service Public recommande l'écrit. Joignez-y la trame que vous utiliserez, pour que chacun travaille sur la même base.
Rassemblez ensuite ce qui fonde l'évaluation : la fiche de poste, le compte rendu de l'entretien précédent avec les objectifs fixés, les faits marquants de l'année. Notez des exemples concrets, positifs comme négatifs, pour que chaque appréciation repose sur un fait.
Du côté du salarié
Le salarié relit ses objectifs, liste ses réalisations et les obstacles rencontrés, et note ce dont il aurait besoin : moyens, appui, organisation. Les souhaits de formation ou d'évolution relèvent plutôt de l'entretien de parcours professionnel ; s'ils surgissent, gardez-les pour ce rendez-vous ou pour sa partie dédiée.
Conduire l'échange
Ouvrir : rappeler l'objet de l'entretien et la façon dont le compte rendu sera établi.
Laisser parler le salarié : son regard sur l'année vient avant celui du responsable.
Faire le bilan : reprendre chaque objectif, ce qui a été atteint et pourquoi, avec des faits.
Apprécier les compétences : critère par critère, en s'en tenant à la grille annoncée.
Fixer la suite : des objectifs mesurables, datés, et les moyens qui les accompagnent.
Conclure : relire ensemble les points d'accord et les désaccords, et dire quand le compte rendu sera remis.
Restez sur le travail : chaque question posée garde un lien direct avec les aptitudes professionnelles.
Le compte rendu et le suivi
L'employeur établit un compte rendu de l'entretien. Le salarié peut y accéder et demander une copie intégrale de ses résultats. Il peut aussi refuser de le signer, sans que la validité du document soit remise en cause ; prévoyez donc une zone où il note son propre commentaire.
Les résultats peuvent fonder des décisions : augmentation, promotion, mais aussi sanction. Mieux vaut donc les appuyer sur des faits datés. Le salarié qui conteste son évaluation peut saisir le conseil de prud'hommes.
Rangez le compte rendu dans le dossier du salarié, à accès restreint, et reprenez les objectifs en cours d'année. Une organisation de l'équipe revue en cours d'année, un nouveau planning de travail ou une fiche de poste mise à jour justifient d'ajuster les objectifs sans attendre l'entretien suivant.
Exemple : chez Reliure des Trois Plumes (fictif), atelier de reliure de quatre salariés, Gaspard Lenoir (fictif), le gérant, reprend avec Capucine Morvan (fictif) les deux objectifs fixés l'an dernier. Le premier, former l'apprenti à la dorure, est atteint ; le second, fiabiliser les délais annoncés aux clients, l'est en partie, parce que la presse a été en panne au printemps. Ils conviennent d'un nouvel objectif, mesurable et daté : annoncer aux clients un délai tenu pour 9 commandes sur 10 d'ici fin juin 2027. La révision de la presse est programmée avant cette échéance. Capucine Morvan ajoute en commentaire qu'elle souhaite se former à la restauration de livres anciens : ce point est renvoyé à son entretien de parcours professionnel.
Ce que l'IA peut faire pour vos entretiens annuels
Quel que soit l'outil, une IA peut :
adapter la trame à votre structure et à vos critères, à partir des fiches de poste que vous lui fournissez ;
rédiger la convocation et la note d'information sur les méthodes d'évaluation ;
résumer le compte rendu de l'an passé et lister les objectifs à reprendre ;
mettre au propre vos notes d'entretien dans la trame, en signalant ce qui manque ;
repérer une appréciation sans fait à l'appui ou une question sans lien avec le travail.
Elle n'a pas assisté à l'année de travail. L'appréciation, les objectifs et toute décision qui en découle restent au responsable qui mène l'entretien, et le salarié garde la parole sur son propre bilan.
Avec Ouvrali : des entretiens préparés par une équipe d'agents
Des faits de l’année aux objectifs à reprendre ensemble
Scénario pédagogique fictif, à partir du sujet et des pièces de ce guide.
Les pièces de départ
Fiche de poste, objectifs précédents et notes d’entretien fournissent les faits et le contexte du salarié.
Alice reprend le dossier
Alice prépare la trame ; les appréciations sont rapprochées d’exemples observables et les documents sensibles sont contrôlés.
Un compte rendu et des moyens identifiés
La trame vierge permet de noter objectifs, moyens et suites. Convocations et comptes rendus validés peuvent être transmis dans le mandat fixé.
L’entretien d’évaluation et l’entretien de parcours gardent leurs objectifs distincts.
Exemple pédagogique fictif. Alice reprend fiche de poste, objectifs et notes avec personnel et le modèle « Compte rendu de réunion » ; verifier rapproche les appréciations des faits, puis Iris contrôle les éléments sensibles. Le résultat est un compte rendu avec objectifs et moyens à reprendre avec le salarié. executer peut transmettre convocations et comptes rendus validés dans les accès et limites du mandat.
Au départ, vous pouvez choisir le réglage « préparer seulement », un des trois prévus : l'équipe rédige trames, convocations et projets de compte rendu dans vos dossiers, sans rien transmettre aux salariés.
Le kit Ouvrali s'installe dans votre application IA ; si elle est compatible et que vous leur ouvrez vos dossiers, ses agents agissent sur votre ordinateur. Ils lisent les fiches de poste, les comptes rendus précédents et vos notes que vous rangez dans vos dossiers, et enregistrent chaque document à sa place, daté.
Une trame vierge à côté d'un compte rendu d'entretien préparé.
Les rôles
Hugo, l'agent principal, reçoit la demande, par exemple « préparer les entretiens de décembre », et la transmet à Alice.
Chargée du rôle Administration, juridique et RH, Alice adapte la trame, prépare la convocation et l'information des salariés, reprend les objectifs de l'an passé et met vos notes au propre après chaque entretien.
Une évaluation applique le code du travail, touche aux données personnelles et peut fonder une décision sur un salarié.
Le kit fait donc passer la grille, la note d'information et les comptes rendus sensibles par Iris, l'agent Contrôle indépendant, avant qu'ils servent ou soient remis.
Les méthodes
personnel
organise le suivi d'un salarié déjà en poste, en séparant les faits, les règles et les décisions.
rh
qualifie le dispositif : effectif, convention collective, consultation du CSE.
executer
transmet uniquement une convocation ou un compte rendu que vous avez validés.
adapter
cale la trame sur vos postes et vos critères.
Chaque document est relu avant de vous être remis : la méthode verifier contrôle le travail en vérifiant que chaque appréciation s'appuie sur un fait et que rien ne sort du cadre professionnel.
Les modèles
« Ordre du jour et préparation de réunion » structure la préparation de l'échange, des deux côtés.
« Compte rendu de réunion » garde les points d'accord, les désaccords et les actions convenues, que la trame d'entretien reprend.
Le contexte de votre structure
L'équipe tient compte de votre effectif, de votre convention collective, de vos fiches de poste et de vos habitudes. Une entreprise de trois salariés sans accord particulier et une association soumise à une convention qui impose l'évaluation se règlent différemment.
Le niveau d'autonomie
Premier niveau : la trame et les projets de documents, que vous complétez. L'équipe peut aussi aller jusqu'aux versions finales et attendre votre accord pour chacune. Avec un accès à votre messagerie, elle peut aussi envoyer elle-même les convocations et les comptes rendus validés, dans les limites que vous fixez.
Pour préparer, conduire et suivre vos entretiens annuels : le kit Ouvrali vous donne huit rôles d'agents, trente méthodes et trente modèles à ajuster à votre équipe. Déléguez à l'IA. Avancez avec méthode. Dès 79 €, achat unique. Comparer les formules
Modèle à adapter. Vérifiez votre convention collective : elle peut imposer l'entretien, son rythme ou son contenu. Cette trame ne remplace pas le document de l'entretien de parcours professionnel.
Trame d'entretien annuel d'évaluation
1. Informations
Salarié : nom, poste, date d'entrée.
Responsable qui mène l'entretien : nom, fonction.
Date de l'entretien ; date de la convocation.
Période évaluée : du … au …
Documents de référence : fiche de poste, compte rendu précédent.
2. Bilan de la période
Missions principales réalisées.
Faits marquants, réussites.
Difficultés rencontrées et leurs causes.
3. Objectifs de la période écoulée
Objectif fixé
Atteint / en partie / non atteint
Faits à l'appui
Commentaire
4. Compétences professionnelles Critères annoncés aux salariés avant l'entretien, précis, objectifs et vérifiables.
Critère
Appréciation
Exemple concret
5. Objectifs et moyens pour la période suivante
Objectif
Indicateur
Échéance
Moyens prévus
6. Souhaits exprimés hors évaluation Formation, évolution, mobilité : à reprendre lors de l'entretien de parcours professionnel (document distinct).
7. Commentaire du salarié Espace libre.
8. Signatures
Responsable : date et signature.
Salarié : date et signature (le salarié peut refuser de signer ; le compte rendu reste valable).
Le compte rendu est confidentiel. Le salarié peut y accéder et en demander une copie intégrale.
Une demande à adapter à votre activité
Fiche de poste, objectifs précédents et notes d’entretien fournissent les faits et le contexte du salarié. Prépare les documents utiles et les contrôles décrits dans ce guide, en distinguant les faits, les hypothèses et les éléments manquants. Enregistre les pièces et les points à suivre dans le dossier. Respecte les accès autorisés et le niveau d’autonomie choisi ; signale toute limite qui empêche de terminer le travail.
Les questions pratiques
L'entretien annuel est-il obligatoire ?
La loi ne l'impose pas : l'employeur décide de le mettre en place. Votre convention collective peut le rendre obligatoire, et une fois le dispositif en place, tous les salariés en bénéficient, selon Service Public.
Quelle différence avec l'entretien professionnel ?
L'entretien professionnel, appelé désormais entretien de parcours professionnel, est obligatoire : dans la première année après l'embauche, puis tous les quatre ans. Il porte sur le parcours et la formation ; l'évaluation du travail en est exclue.
Peut-on faire les deux entretiens le même jour ?
Oui, si les deux échanges restent bien distincts. Service Public renvoie sur ce point à une décision de la Cour de cassation du 5 juillet 2023.
Le salarié doit-il signer le compte rendu ?
Il peut refuser de le signer, et le compte rendu reste valable. Il peut le consulter et demander une copie intégrale de ses résultats.
Ouvrali, c'est un logiciel d'entretiens annuels ?
Non. Pas de logiciel Ouvrali séparé ni d'abonnement : le kit s'installe dans votre application IA. Il s'utilise dans l'outil IA de votre choix, avec le forfait de cet outil, à prévoir en plus auprès de son fournisseur. Vos trames et vos dossiers du personnel restent dans vos fichiers.
Et si j'ai besoin d'aide pour l'installer et régler les agents ?
L'accompagnement en ligne s'adresse à une personne : une heure dans la formule à 149 €, deux heures dans la formule à 219 €. Vous pouvez par exemple l'utiliser pour régler les agents sur vos critères d'évaluation et votre convention collective.
