Beaucoup de dirigeants de TPE regardent leur compte bancaire tous les matins et leurs comptes annuels une fois par an. Entre les deux, rien. On découvre en juin que la marge a fondu en mars, ou qu'un client représente désormais la moitié du chiffre d'affaires. Un tableau de bord mensuel comble ce trou : une page, quelques chiffres, un moment fixe chaque mois pour décider.
Les documents et échanges d’exemple sont pédagogiques et fictifs ; ils ne décrivent pas une mission cliente exécutée.
Les agents de cet exemple
HugoCoordonne le dossier et les contributions utiles
OscarComptabilité et trésorerie
Le point de départ
Service Public le décrit comme un outil de suivi et de pilotage qui donne une vision synthétique de la situation selon des indicateurs choisis à l'avance, pour anticiper les difficultés et faire apparaître les actions correctrices (fiche F36048, Entreprendre Service Public).
La méthode ci-dessous tient dans un tableur. Elle vaut pour une entreprise comme pour une association, et un modèle rempli est proposé en téléchargement.
Les comptes annuels racontent l'année passée. Le tableau de bord sert à agir pendant l'année en cours. Il répond chaque mois à trois questions : où en sommes-nous par rapport à ce que nous avions prévu, qu'est-ce qui dérape, et que faisons-nous ?
Ce n'est pas un document comptable. Les chiffres peuvent être arrondis ou estimés, tant que vous savez d'où ils viennent et qu'ils se calculent toujours de la même façon d'un mois à l'autre.
Étape 1 : partir des décisions à prendre
Avant de choisir des chiffres, notez les décisions que vous prenez régulièrement : embaucher ou non, relancer la communication, revoir un prix, commander du stock, refuser un chantier peu rentable. Un indicateur utile éclaire au moins l'une d'elles. France Num le dit sans détour : si un indicateur ne vous sert à rien pour décider, supprimez-le (francenum.gouv.fr).
Étape 2 : choisir cinq à huit indicateurs
France Num conseille cinq à dix indicateurs bien choisis plutôt qu'une usine à gaz. Pour une petite structure, huit est un plafond raisonnable.
Service Public et Bpifrance Création distinguent quatre familles : économiques (résultats et coûts), physiques (qualité, commandes, délais), humains et suivi de projets. Parmi les plus courants, la fiche officielle cite le chiffre d'affaires mensuel par client ou par famille de produits, la marge commerciale, les frais, les délais de livraison et la satisfaction des clients.
Un exemple de sélection pour un petit atelier :
chiffre d'affaires du mois ;
marge sur achats ;
trésorerie en fin de mois ;
montant des factures clients en retard ;
nombre de devis envoyés et acceptés ;
part du premier client dans le chiffre d'affaires ;
délai moyen entre commande et livraison ;
avis clients reçus dans le mois.
Une association remplacera certains de ces chiffres par les adhésions, la participation aux activités, les heures de bénévolat ou l'avancement d'un projet financé.
Étape 3 : savoir où se trouve chaque chiffre
Pour chaque indicateur, écrivez sur une ligne sa source et son mode de calcul : « trésorerie = solde des comptes bancaires au dernier jour du mois », « factures en retard = export du logiciel de facturation, échéance dépassée ». Sans cette ligne, le tableau change de sens dès que quelqu'un d'autre le remplit.
Gardez les chiffres que vous obtenez sans effort. Un indicateur qui demande une demi-journée de recherche ne sera jamais tenu.
Étape 4 : comparer au prévu et lire les écarts
Un chiffre seul ne dit pas grand-chose. Bpifrance Création propose un modèle à quatre colonnes par indicateur : prévu, réel, écart (réel moins prévu) et action correctrice (bpifrance-creation.fr). Le prévu vient de votre budget prévisionnel ; à défaut, prenez le même mois de l'année précédente.
Pour un écart important, cherchez la cause avant d'agir. Service Public cite par exemple un nouveau concurrent ou une hausse des charges ; ce peut aussi être un objectif mal fixé au départ. Votre veille concurrentielle aide souvent à trancher.
Des couleurs simples suffisent : vert quand l'objectif est atteint, orange à surveiller, rouge en dessous.
Étape 5 : tenir le rendez-vous mensuel
Fixez une date, par exemple le cinquième jour ouvré du mois, quand les relevés bancaires et les factures du mois précédent sont disponibles. Le déroulé est toujours le même :
remplir les chiffres réels ;
repérer les deux ou trois écarts qui comptent ;
décider d'une action par écart, avec un nom et une date ;
vérifier ce que sont devenues les actions du mois précédent.
Si vous êtes plusieurs, faites ce point ensemble. Service Public recommande d'associer dirigeants, associés ou salariés au choix des indicateurs, pour qu'ils collent à la réalité du terrain.
Les pièges les plus fréquents
Trop d'indicateurs, d'abord : au-delà de dix, personne ne lit. Des chiffres sans source ensuite, qui ne se comparent plus d'un mois à l'autre. Un tableau sans colonne « action » aussi, qui se remplit sans rien changer. Et l'oubli de la trésorerie : un mois rentable peut laisser le compte à sec si les clients paient tard. Dans ce cas, le chiffre des factures en retard mérite sa propre ligne, et une relance de facture impayée bien organisée.
Ce que l'IA change dans le suivi mensuel
Le temps passe surtout à collecter : exporter les ventes, ouvrir les relevés, recompter les devis. Un assistant IA peut reprendre cette partie :
lire les exports de votre logiciel de facturation et de votre banque, puis calculer les indicateurs selon vos règles ;
comparer au prévu et au mois précédent, puis signaler les écarts marqués ;
proposer des pistes d'explication à vérifier ;
rédiger une synthèse d'une demi-page pour l'associé, le bureau ou le banquier.
Fixez-lui des limites claires, quel que soit l'outil. Il calcule à partir de vos exports et jamais de mémoire. Chaque chiffre de la synthèse doit renvoyer à sa source. Les causes qu'il propose sont des hypothèses ; c'est vous qui connaissez le client qui a décalé sa commande.
Avec Ouvrali : le point du mois préparé par les agents
Un écart du mois, une décision à documenter
Scénario pédagogique fictif, à partir du sujet et des pièces de ce guide.
Les éléments au départ
Ventes, devis et banque alimentent le point mensuel. Le prévu et le réalisé doivent garder la même définition et la même période.
Le travail dans le dossier
Oscar
Oscar rapproche les exports ; Hugo met en regard écart, cause à confirmer et prochaine action.
L’écart CA–achats du mois passe de 6 300 € prévus à 5 900 € réalisés : −400 €. Cet indicateur simplifié n’est pas une marge comptable.
Une page pour préparer la décision
Le tableau associe les chiffres à leurs sources et aux actions datées. Le partage aux associés suit la délégation ; le mode préparation n’envoie aucun rapport aux destinataires.
Exemple pédagogique fictif. Oscar rapproche ventes, devis et banque avec bilan et tresorerie, à partir du modèle « Budget prévisionnel et suivi du budget ». Hugo fait ressortir les écarts, causes à confirmer et actions datées. Le résultat est le tableau et une synthèse liée aux chiffres sources ; le partage aux associés peut être délégué dans le mandat et les accès autorisés. Une programmation récurrente demande une fonction disponible et activée.
Pour un premier essai, prenez « préparer seulement », premier des trois niveaux. L'agent calcule les chiffres du mois et rédige la synthèse. Aucun rapport n'est transmis aux destinataires à ce stade ; le traitement des fichiers suit aussi les conditions de l'application IA choisie.
Le kit Ouvrali greffe sur votre application IA des agents qui travaillent directement sur votre ordinateur, dans le dossier où arrivent vos exports de ventes et vos relevés, dès que l'application est compatible et que ce dossier leur est ouvert. Ouvrali ne tient pas votre comptabilité et ne fait pas vos factures : ces outils restent les vôtres, et les agents en lisent seulement les exports.
Les rôles
Hugo, l'agent principal, lance le point mensuel et en suit les actions.
Oscar, l'agent Finances et préparation comptable, rapproche les pièces et les mouvements et prépare l'analyse de trésorerie.
Si vous suivez aussi des indicateurs de communication, Léo, l'agent Communication, apporte la lecture des résultats du mois.
Les méthodes
bilan
sert à faire le point sur l'entreprise à partir de sources datées et de suivis accessibles.
tresorerie
aide à comprendre l'état des comptes, et ne conclut sur l'argent disponible qu'avec un solde prouvé.
supports
met la page du mois en forme.
dossier
garde l'historique : les tableaux de chaque mois, les décisions prises, leur suite.
La synthèse est relue avant de vous être remise : la méthode verifier contrôle le travail chiffre par chiffre, en remontant chacun à son export, puis classe le tableau du mois. Si ce tableau doit sortir de la structure, vers une banque ou un financeur, le kit prévoit un contrôle indépendant par Iris, du rôle Contrôle indépendant, parce que des chiffres financiers engagent alors la structure auprès d'un tiers.
Les modèles
Le modèle « Budget prévisionnel et suivi du budget » fournit la colonne du prévu et aide à expliquer les écarts pour décider.
Le « Plan de trésorerie » anticipe les entrées et sorties d'argent jusqu'au prochain creux.
Le « Plan d'action annuel » relie chaque action décidée en fin de mois à un résultat attendu.
Le contexte de votre structure
Le kit consigne vos objectifs de l'année, vos indicateurs et la règle de calcul de chacun. D'un mois sur l'autre, le tableau se remplit donc de la même façon, même si quelqu'un d'autre le lance.
Le niveau d'autonomie
La marge laissée aux agents dépend de votre organisation. Ils peuvent préparer le tableau et la synthèse sans aller plus loin ; préparer puis attendre votre feu vert avant de transmettre la synthèse à l'équipe ; ou boucler le point du mois seuls, de la collecte à l'envoi aux associés. Ce dernier cas suppose un accès aux exports de vos outils et à la messagerie concernée, et une application IA capable de lancer une tâche à date fixe, que vous choisissez d'activer.
Pour tenir le point mensuel de gestion : Ouvrali propose 30 méthodes, 8 rôles d'agents et 30 modèles réglés sur votre structure. Déléguez à l'IA. Avancez avec méthode. Dès 79 €, achat unique. Voir les formules d'Ouvrali
Les documents à ouvrir et à reprendre
Tableau de bord : Atelier Céramique des Tilleuls (fictif), mois de septembre
Exemple pédagogique fictif à reprendre et à adapter à votre situation.
Exemple pédagogique fictif. L'atelier, les chiffres et les décisions sont inventés.
Tableau de bord : Atelier Céramique des Tilleuls (fictif), mois de septembre
Date du point : 07/10. Présents : Inès (gérante fictive), Paul (associé fictif).
Indicateur
Source et calcul
Prévu
Réel
Écart
Couleur
Cause probable
Action (qui, quand)
Chiffre d'affaires du mois
Export ventes, total HT du mois
9 000 €
8 100 €
−900 €
Orange
Deux stages annulés
Relancer la liste d'attente des stages (Inès, 15/10)
Écart CA–achats du mois (indicateur simplifié, pas une marge comptable)
CA du mois − achats de terre et d'émail du mois
6 300 €
5 900 €
−400 €
Orange
Hausse du prix de l'émail
Comparer deux fournisseurs (Paul, 31/10)
Trésorerie fin de mois
Solde bancaire au 30/09
6 000 €
4 200 €
−1 800 €
Rouge
Factures en retard + achat d'un four
Voir ligne suivante ; pas de dépense non urgente en octobre
Factures clients en retard
Export facturation, échéance dépassée
0 €
1 650 €
+1 650 €
Rouge
Une boutique cliente n'a pas payé
Relance ferme (Inès, 09/10)
Devis envoyés / acceptés
Tableau des devis
6 / 3
7 / 2
−1 accepté
Orange
Un devis entreprise en attente
Appeler le client (Paul, 10/10)
Part du premier client
CA du premier client / CA total
< 30 %
34 %
+4 points
Orange
Grosse commande d'une boutique
À surveiller, pas d'action
Délai commande → livraison
Tableau des commandes, moyenne
21 jours
18 jours
−3 jours
Vert
Avis clients reçus
Fiche d'établissement, avis du mois
4
6
+2
Vert
Remercier les auteurs
Suivi des actions d'août : « afficher les dates de stages d'octobre » faite le 02/09 ; « négocier le délai de livraison de la terre » en cours.
Prochain point : 07/11.
Une demande à adapter à votre activité
Ventes, devis et banque alimentent le point mensuel. Le prévu et le réalisé doivent garder la même définition et la même période. Prépare les documents utiles et les contrôles décrits dans ce guide, en distinguant les faits, les hypothèses et les éléments manquants. Enregistre les pièces et les points à suivre dans le dossier. Respecte les accès autorisés et le niveau d’autonomie choisi ; signale toute limite qui empêche de terminer le travail.
Les questions pratiques
Quels indicateurs mettre dans le tableau de bord d'une TPE ?
Ceux qui éclairent vos décisions. Les plus fréquents : chiffre d'affaires, marge, trésorerie, factures en retard, devis acceptés, satisfaction des clients. Cinq à huit suffisent.
Tableau de bord mensuel ou hebdomadaire ?
Mensuel pour la plupart des petites structures. Service Public note qu'une entreprise récente gagne à analyser ses écarts chaque semaine ou chaque mois pour mieux fixer ses objectifs.
Faut-il un logiciel spécial ?
Non. Pour commencer, France Num recommande de démarrer avec un tableur et de mettre à jour vos indicateurs avec régularité.
Que faire quand un indicateur est rouge ?
Chercher la cause avant d'agir, puis décider d'une action précise, avec un responsable et une date. Vérifiez au point suivant si elle a produit un effet.
Ouvrali remplace-t-il mon logiciel de gestion ?
Non. Pas de logiciel Ouvrali séparé ni d'abonnement : le kit s'installe dans votre application IA. Il s'utilise dans l'outil IA de votre choix, avec le forfait de cet outil, à prévoir en plus auprès de son fournisseur. Les agents travaillent sur les exports de vos outils actuels, dans une application compatible et avec les accès que vous leur ouvrez.
Et si j'ai besoin d'aide pour l'installer et régler les agents ?
L'accompagnement se fait en ligne, pour une personne : une heure avec la formule à 149 €, deux heures avec celle à 219 €. Deux heures laissent le temps de définir ensemble vos indicateurs et leurs règles de calcul.
