Fin du trimestre, le comptable écrit : il manque des factures d'achat, trois relevés, et un virement de 480 € qu'il n'arrive pas à rattacher. On passe alors une soirée à fouiller sa boîte mail et la boîte à chaussures du bureau. Transmettre ses pièces au fil de l'eau, dans un ordre convenu, évite ces soirées et donne au comptable des chiffres à jour.
Les documents et échanges d’exemple sont pédagogiques et fictifs ; ils ne décrivent pas une mission cliente exécutée.
Les agents de cet exemple
OscarComptabilité et trésorerie
AliceAdministration, juridique et ressources humaines
Le point de départ
Voici la liste des pièces habituelles, une manière de les nommer et de les ranger, une routine mensuelle, et ce que disent les fiches officielles sur la conservation et la facturation électronique. La méthode vaut pour un indépendant, une petite société ou une association qui fait appel à un comptable.
Exemple de dossier mensuel de pièces comptables classées en ventes, achats, banque, frais et à expliquer. Des repères à lire avec la méthode et l’exemple du guide.
1Ventes
Factures et avoirs.
2Achats
Pièces fournisseurs.
3Banque
Relevés et rapprochements.
4Frais
Justificatifs et motifs.
5À expliquer
Mouvements ou pièces manquants.
Pourquoi le rythme compte autant que la liste
Un comptable qui reçoit tout en une fois, en fin d'année, fait le travail en retard et pose ses questions quand plus personne ne se souvient. Un envoi mensuel, même incomplet, permet de corriger au fur et à mesure. Il donne aussi des chiffres utilisables pour votre tableau de bord mensuel.
Mettez-vous d'accord avec votre comptable sur la date d'envoi (par exemple le 10 du mois suivant) et sur le canal : espace de dépôt, dossier partagé ou courriel.
La liste des pièces à transmettre
Elle varie selon l'activité et le statut ; votre comptable la confirmera. Les pièces les plus courantes :
les factures de vente du mois, avec les avoirs ;
les factures d'achat et de frais généraux (fournisseurs, loyers, énergie, abonnements, assurances) ;
les relevés de tous les comptes bancaires, y compris les comptes secondaires et les cartes ;
les notes de frais, chacune avec son justificatif (ticket, facture de péage, billet) ;
pour un commerce, les relevés de caisse ou tickets de fin de journée ;
les contrats signés dans le mois : emprunt, crédit-bail, bail, achat de matériel ;
si vous avez des salariés, les éléments de paie (absences, heures, primes) quand la paie est faite par le cabinet ;
les courriers de l'administration fiscale ou sociale reçus dans le mois.
Ajoutez une courte liste « à expliquer » : les mouvements bancaires sans pièce, avec une ligne d'explication chacun (« 480 € le 12/10 : acompte client, facture à venir »). C'est souvent ce qui fait gagner le plus de temps au comptable.
Nommer et ranger : une règle simple
Choisissez une règle de nommage et tenez-vous-y : date, type, tiers, montant. Par exemple « 2026-10-14_achat_imprimerie_320.pdf ». Rangez un dossier par mois, avec les mêmes sous-dossiers chaque mois.
Numérisez les tickets papier au moment de la dépense : un ticket thermique pâlit vite. La fiche officielle sur la conservation rappelle que les pièces doivent pouvoir être présentées en cas de contrôle ; une photo floue ne servira à rien (fiche F10029, Entreprendre Service Public).
La routine du mois en six étapes
Récupérer les factures de vente du mois dans votre outil de facturation.
Rassembler les factures d'achat reçues par courriel, sur les espaces fournisseurs et sur papier.
Télécharger les relevés de chaque compte.
Pointer chaque mouvement bancaire avec sa pièce, et noter ceux qui n'en ont pas.
Compléter la liste « à expliquer ».
Envoyer le tout avec un bordereau : période, nombre de pièces par catégorie, points ouverts.
Le pointage de l'étape 4 révèle aussi les factures clients restées impayées : c'est le moment de lancer une relance.
Les questions à poser à votre comptable une fois pour toutes
Quel format préférez-vous : originaux numérisés, exports, ou les deux ?
Quel canal et quelle date d'envoi ?
Comment voulez-vous recevoir les notes de frais ?
Avez-vous besoin des factures de vente si vous avez accès à notre outil de facturation ?
Qui prévenir en cas de pièce manquante, et dans quel délai ?
Notez les réponses dans une fiche de procédure : la personne qui vous remplace pendant vos congés saura faire.
Combien de temps garder les pièces ?
Selon la fiche officielle F10029, les livres et registres comptables ainsi que les pièces justificatives (bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs) se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice. Les documents sur lesquels l'administration fiscale peut exercer ses contrôles se conservent 6 ans ; ce délai est porté à 10 ans en cas d'activité occulte (F10029).
Même si votre comptable garde une copie, la conservation reste votre responsabilité. Gardez votre propre archive, sauvegardée ailleurs que sur un seul ordinateur.
Facturation électronique : ce qui change depuis septembre 2026
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. L'obligation d'émettre ces factures s'applique dès cette date aux grandes entreprises et aux ETI, et à partir du 1er septembre 2027 aux PME et aux micro-entreprises. Les factures passent par une plateforme agréée ou une solution compatible raccordée à une plateforme agréée (fiche F23208 ; actualité A18953).
Pour vos envois mensuels, cela change surtout la collecte : une partie de vos factures d'achat arrivera par cette plateforme plutôt que par courriel. Demandez à votre comptable comment il souhaite y accéder.
Ce que l'IA change dans la préparation des pièces
La préparation des pièces est faite de petites tâches répétitives : ouvrir, renommer, classer, pointer. Un assistant IA est à l'aise sur ce terrain :
renommer les pièces selon votre règle à partir de leur contenu ;
les classer dans les bons sous-dossiers ;
rapprocher les relevés bancaires et les pièces, et lister ce qui manque ;
préparer le bordereau et le message d'envoi au comptable.
Trois garde-fous, quel que soit l'outil. Il trie et rapproche des pièces existantes ; il n'en fabrique jamais. Ce qui touche à une écriture comptable ou à une déclaration revient au comptable. Et un montant mal lu sur une photo doit être vérifié sur l'original avant envoi.
Avec Ouvrali : les pièces du mois triées par les agents
Du mouvement bancaire à la pièce qui le justifie
Scénario pédagogique fictif, à partir du sujet et des pièces de ce guide.
Les pièces de départ
Factures, tickets, relevés et règles convenues avec le comptable sont rendus accessibles dans l’environnement autorisé.
Oscar reprend le dossier
Oscar rapproche chaque mouvement de sa pièce et prépare le bordereau. Les opérations inexpliquées restent dans la liste des questions.
Un dossier et des questions précises
Le bordereau, les manques et les anomalies sont classés. Le dépôt au cabinet peut être délégué ; le traitement par l’application IA dépend de ses conditions.
Une pièce manquante ne devient pas une dépense justifiée par simple classement.
Exemple pédagogique fictif. Oscar suit comptabilite pour rapprocher chaque mouvement de sa pièce, puis dossier pour lister les manques selon la « Fiche de procédure » convenue avec le comptable. Le résultat est le dossier mensuel classé, son bordereau et ses anomalies. L'équipe peut aller jusqu'au dépôt chez le comptable à la date convenue si le niveau choisi, les accès et la programmation le permettent ; aucun dépôt n'est effectué en mode préparation.
Pour démarrer prudemment, gardez « préparer seulement », le premier de vos trois choix : l'agent classe les pièces et prépare le bordereau, sans rien transmettre au cabinet. Dans ce réglage, aucune pièce n'est transmise au cabinet ; son éventuel traitement par l'application IA suit les conditions de celle-ci.
Le kit Ouvrali apporte à votre application IA des agents qui travaillent directement sur votre ordinateur, dans le dossier où vous déposez déjà factures, relevés et tickets, pourvu que l'application soit compatible et que vous leur ouvriez ce dossier. Il ne fait pas de factures, ne tient pas de comptabilité et ne remplace ni votre comptable ni votre plateforme de facturation électronique : il prépare ce que vous transmettez.
Les rôles
Hugo, l'agent principal, ouvre la préparation du mois et en suit l'avancement.
Le tri revient à Oscar, du rôle Finances et préparation comptable : il met chaque mouvement bancaire en face de sa pièce, renomme, classe, puis liste les manques.
L'envoi porte sur des données financières et fiscales qui serviront à vos déclarations : voilà pourquoi un second regard, indépendant, est prévu.
Iris (Contrôle indépendant) reprend le bordereau de son côté, sans se fier au travail d'Oscar : nombre de pièces, montants, mouvements restés sans justificatif.
Les méthodes
comptabilite
prépare les pièces comptables à partir des fichiers et exports que vous autorisez, sans aucune écriture officielle.
tresorerie
signale au passage ce que le mois révèle sur vos encaissements.
dossier
tient le suivi mois par mois : envoyé, manquant, question du comptable.
executer
n'intervient que pour l'envoi, une fois celui-ci validé, et en garde la trace.
Le bordereau est relu avant de vous être remis : la méthode verifier contrôle le travail en confrontant chaque ligne au relevé, puis range le dossier du mois et clôt le lot.
Les modèles
La « Fiche de procédure » du kit sert à écrire votre routine mensuelle et la façon de vérifier qu'elle est bien faite, pour qu'une autre personne puisse la reprendre.
Le « Plan de trésorerie » tire parti des chiffres du mois pour anticiper le prochain creux.
Le contexte de votre structure
Le kit garde en mémoire, dans vos fichiers, votre statut, vos comptes bancaires, vos fournisseurs habituels et les consignes de votre comptable. Le tri suit donc ses préférences à lui, pas une liste générique.
Le niveau d'autonomie
Vous décidez jusqu'où va l'agent, selon la façon dont votre structure travaille avec le cabinet. Soit il trie et prépare, puis s'arrête. Soit il prépare et attend votre accord avant l'envoi mensuel. Soit il s'occupe de tout, jusqu'à déposer les pièces chez le comptable à la date prévue. Pour cela, il doit pouvoir lire votre boîte mail, vos exports bancaires et l'espace de dépôt du cabinet.
Pour rassembler et transmettre les pièces du comptable : dans Ouvrali, huit rôles d'agents travaillent avec trente méthodes et trente modèles, ajustés à votre organisation. Déléguez à l'IA. Avancez avec méthode. Dès 79 €, achat unique. Voir ce que contient chaque formule
Les documents à ouvrir et à reprendre
Bordereau d'envoi : Studio Graphique Lune (fictif), pièces d'octobre 2026, envoyé le 10/11/2026
Exemple pédagogique fictif à reprendre et à adapter à votre situation.
Exemple pédagogique fictif. L'entreprise, les tiers, les montants et les dates sont inventés.
Bordereau d'envoi : Studio Graphique Lune (fictif), pièces d'octobre 2026, envoyé le 10/11/2026
Règle de nommage : AAAA-MM-JJ_type_tiers_montant.pdf (exemple : 2026-10-14_achat_imprimerie_320.pdf).
Catégorie
Nombre de pièces
Commentaire
Factures de vente
7
Dont un avoir de 150 € (client Brasserie du Port, fictif)
Factures d'achat
12
Facture de l'hébergeur web à venir (demandée le 05/11)
Relevés bancaires
2
Compte courant et compte épargne
Notes de frais
3
Avec justificatifs (péage, repas client, parking)
Contrats
1
Location longue durée d'un ordinateur, signée le 20/10
Mouvements à expliquer
Date
Montant
Sens
Explication
12/10
480 €
Entrée
Acompte du client Atelier Roche (fictif), facture émise le 03/11
18/10
59,90 €
Sortie
Logiciel de retouche, facture à télécharger sur l'espace client
27/10
200 €
Sortie
Retrait d'espèces : à préciser avec vous (dépense personnelle ?)
Points ouverts pour le cabinet : faut-il amortir l'ordinateur en location longue durée, ou le traiter en charge ?
Une demande à adapter à votre activité
Factures, tickets, relevés et règles convenues avec le comptable sont rendus accessibles dans l’environnement autorisé. Prépare les documents utiles et les contrôles décrits dans ce guide, en distinguant les faits, les hypothèses et les éléments manquants. Enregistre les pièces et les points à suivre dans le dossier. Respecte les accès autorisés et le niveau d’autonomie choisi ; signale toute limite qui empêche de terminer le travail.
Les questions pratiques
Quels documents donner à son comptable ?
Les factures de vente et d'achat, les relevés bancaires, les notes de frais avec justificatifs, les relevés de caisse pour un commerce, les contrats signés et, avec des salariés, les éléments de paie. Votre comptable confirme la liste adaptée à votre activité.
À quel rythme transmettre les pièces ?
Une fois par mois convient à la plupart des petites structures. Fixez une date avec votre comptable et tenez-la, même si le dossier est incomplet.
Combien de temps conserver une facture ?
D'après Service Public, 10 ans à partir de la clôture de l'exercice pour les pièces comptables, dont les factures. Les documents fiscaux se conservent 6 ans.
Une photo de ticket suffit-elle ?
Elle doit être lisible et complète. Numérisez le ticket tôt, avant qu'il ne s'efface, et demandez à votre comptable s'il souhaite aussi l'original.
Ouvrali fait-il ma comptabilité ?
Non, et il ne fait pas vos factures. Pas de logiciel Ouvrali séparé ni d'abonnement : le kit s'installe dans votre application IA. Il s'utilise dans l'outil IA de votre choix, avec le forfait de cet outil, à prévoir en plus auprès de son fournisseur. Les agents rassemblent et classent les pièces dans votre dossier (application compatible, accès donnés), et peuvent les transmettre si vous le réglez ; la comptabilité reste à votre comptable.
Et si j'ai besoin d'aide pour l'installer et régler les agents ?
Il existe deux formules accompagnées, en ligne et pour une personne : 149 € avec 1 h, 219 € avec 2 h. La version de deux heures permet de caler l'agent sur les consignes de votre cabinet et votre règle de nommage.
