Dans une petite structure, le poste existe souvent avant sa description. On sait à peu près ce que fait chacun, jusqu'au jour où il faut recruter, accueillir quelqu'un ou préparer un entretien : chacun a alors sa propre idée du poste. La fiche de poste met tout le monde d'accord sur le même texte. Elle décrit la raison d'être du poste, ses missions, les compétences attendues et les conditions dans lesquelles il s'exerce.
Les documents et échanges d’exemple sont pédagogiques et fictifs ; ils ne décrivent pas une mission cliente exécutée.
Les agents de cet exemple
HugoCoordonne le dossier et les contributions utiles
AliceAdministration, juridique et ressources humaines
IrisContrôle indépendant des éléments sensibles
Le point de départ
Ce guide donne les rubriques, une méthode en six étapes, un exemple rempli et les règles à respecter quand la fiche devient une offre d'emploi.
Elle sert à plusieurs moments de la vie d'un poste :
avant un recrutement, pour clarifier le besoin et écrire l'offre d'emploi ;
à l'arrivée d'une nouvelle personne, pour lui dire ce qu'on attend d'elle ;
pendant les entretiens, pour parler des missions réelles et de leur évolution ;
lors d'un départ, pour transmettre le poste sans rien oublier.
Une fiche de poste décrit un poste précis, dans votre structure. Elle diffère de l'offre d'emploi, qui s'adresse aux candidats et en reprend une partie.
Les rubriques d'une fiche de poste
Il n'existe pas de modèle unique. La plupart des fiches reprennent ces rubriques :
Intitulé du poste, tel qu'il est employé dans la structure.
Rattachement : à qui la personne rend compte, qui elle encadre éventuellement.
Finalité : en une ou deux phrases, pourquoi le poste existe.
Missions principales, de quatre à sept, chacune détaillée en activités concrètes.
Compétences : connaissances, savoir-faire, qualités professionnelles utiles au poste. Distinguez ce qui est exigé de ce qui est souhaité.
Conditions d'exercice : lieu, horaires, déplacements, contraintes particulières (port de charges, travail le week-end, saisonnalité).
Relations : avec qui le poste travaille, en interne et à l'extérieur (clients, fournisseurs, bénévoles).
Listez ce qui est fait aujourd'hui, ou ce qui devra l'être, sur une semaine type et sur une année (périodes chargées, tâches ponctuelles). Si quelqu'un occupe déjà le poste, demandez-lui : c'est la source la plus fiable.
2. Regrouper en missions
Rassemblez les activités par finalité. « Répondre au téléphone », « répondre aux mails » et « tenir l'agenda des rendez-vous » deviennent une mission « Accueil et prise de rendez-vous ».
3. Écrire la finalité
Une ou deux phrases qui disent à quoi sert le poste. Si vous n'y arrivez pas, le poste mélange sans doute deux métiers.
4. Définir les compétences
Pour chaque mission, demandez-vous ce qu'il faut savoir et savoir faire. Gardez des critères professionnels, liés au travail lui-même.
5. Préciser les conditions
Lieu, horaires, contraintes : ce sont les informations qui évitent les mauvaises surprises des deux côtés.
6. Relire à deux et dater
Faites relire par la personne qui encadrera le poste, et par la personne en poste s'il y en a une. Datez la fiche et relisez-la à chaque changement important, ou au moins une fois par an.
Exemple de fiche de poste pour une petite structure
L'exemple ci-dessous concerne un poste d'accueil dans un cabinet de kinésithérapie fictif. Il suit les rubriques ci-dessus et peut servir de modèle de fiche de poste à adapter.
De la fiche de poste à l'offre d'emploi : les règles à respecter
Quand vous recrutez, l'offre d'emploi reprend une partie de la fiche. Elle obéit alors aux règles du code du travail, que rappelle Service Public (entreprendre.service-public.gouv.fr, fiche F39133) :
l'offre est rédigée en français si le travail s'effectue en France ;
elle indique sa date de publication ou de mise en ligne ;
elle ne contient ni allégation fausse ou trompeuse (sur le poste ou les avantages), ni expression pouvant générer une discrimination, sur l'état de santé ou la religion par exemple ;
elle ne mentionne ni le sexe (sauf exceptions, comme certains emplois d'artiste ou de mannequin), ni l'âge ou une tranche d'âge (sauf condition imposée par la loi ou plan d'action sur les seniors) : on ne peut pas chercher « une vendeuse » ni fixer un âge maximum.
La même fiche liste ce que l'offre précise notamment : présentation de l'entreprise, intitulé et descriptif du poste avec ses missions principales, type et durée du contrat, profil recherché, lieu de travail, diplôme ou qualification pour les professions réglementées, contact et procédure pour candidater.
Au 21/10/2026, indiquer le salaire dans une offre d'emploi n'est pas obligatoire en France, mais cela pourrait bientôt changer (Service Public Entreprendre, fiche F39133, vérifiée le 02/10/2025, consultée le 21/10/2026). La directive (UE) 2023/970 du 10 mai 2023 sur la transparence des rémunérations prévoit en effet que le candidat soit informé de la rémunération initiale ou de sa fourchette. Le projet de loi qui la transpose a été déposé au Sénat le 10 septembre 2026, en procédure accélérée ; tel qu'il est rédigé, il interdirait de diffuser publiquement une offre sans fourchette de rémunération. Au 21/10/2026, le dossier du Sénat n'indique encore aucun vote (dossier législatif du projet de loi n° 944, Sénat, consulté le 21/10/2026).
Les sanctions sont lourdes : jusqu'à un an d'emprisonnement et 37 500 € d'amende pour des mentions mensongères, trois ans et 45 000 € pour une discrimination, selon la même fiche. Relisez donc vos critères de compétences avec cette grille avant de publier. Avant de recruter à l'extérieur, la fiche rappelle aussi de vérifier qu'aucun salarié prioritaire (temps partiel souhaitant un temps complet, ancien salarié bénéficiant d'une priorité de réembauche) ne peut occuper le poste.
Ce que l'IA peut faire pour une fiche de poste
Un assistant IA prend en charge une bonne partie de la mise en forme et de la relecture :
transformer vos notes en vrac, ou le compte rendu d'un échange avec la personne en poste, en fiche structurée ;
regrouper les activités en missions et proposer une finalité ;
vérifier que chaque compétence correspond bien à une mission ;
préparer l'offre d'emploi à partir de la fiche, puis la relire contre les règles ci-dessus ;
préparer une grille d'entretien qui reprend les missions et les compétences.
Restez vigilant sur deux points. L'IA ne connaît pas votre structure : sans vos informations, elle produit une fiche générique qui ne décrit personne. Et une formulation discriminatoire peut se glisser dans un texte généré comme dans un texte écrit à la main : la relecture reste indispensable.
Quand la fiche est discutée en réunion d'équipe, gardez les décisions dans un compte rendu de réunion.
Avec Ouvrali : le poste préparé par l'agent RH du kit
Des notes du cabinet à une fiche utilisable
Scénario pédagogique fictif, à partir du sujet et des pièces de ce guide.
Les pièces de départ
La gérante fournit les missions d’accueil, l’organisation des quatre praticiens et le roulement du samedi.
Alice reprend le dossier
Alice structure missions, compétences et conditions avec la méthode de recrutement. La fiche interne reste distincte de l’annonce destinée aux candidats.
Une fiche et une annonce cohérentes
La fiche datée est classée avec une prochaine date de revue ; l’équipe peut prendre en charge les envois ou la publication selon la délégation et les accès.
Le volume de 35 heures et le remplacement d’une demi-journée par le samedi sont rendus explicites.
Exemple pédagogique fictif. La gérante du cabinet Les Tilleuls confie à Hugo ses notes sur l'accueil, les quatre praticiens et le roulement du samedi. Alice utilise recrutement pour structurer missions, compétences et conditions ; la trame vient de la méthode, sans modèle du kit nommé « Fiche de poste ». Iris compare la fiche aux notes et au volume horaire. Le résultat est la fiche datée de l'annexe ; une annonce distincte reprend ensuite les informations utiles aux candidats. L'envoi ou la publication peut être délégué selon le mandat et les accès effectifs.
Vous débutez avec l'IA ? Laissez d'abord l'agent sur « préparer seulement », parmi les trois niveaux prévus : il rédige la fiche et l'offre, et rien n'est publié. La publication peut lui revenir à l'étape suivante.
Ouvrali est un kit d'agents IA qui s'ajoute à votre application IA. Si l'application est compatible et leur ouvre vos dossiers, les agents s'appuient directement sur les fichiers de votre ordinateur : anciennes fiches, organigramme, notes d'entretien. Ils rédigent la nouvelle fiche dans le dossier du recrutement, sans que vous ayez à coller du texte ni à télécharger quoi que ce soit. À l'installation, le kit enregistre votre statut, votre effectif et vos outils : la fiche part de votre situation réelle.
Les rôles
Hugo, l'agent principal, prend la demande et la transmet.
Alice, l'agent Administration, juridique et RH, est chargée des dossiers de recrutement, d'embauche et de personnel.
Un recrutement touche aux règles du code du travail : c'est un sujet sensible, pour lequel le kit prévoit un contrôle indépendant.
Iris, l'agent du rôle Contrôle indépendant, relit la fiche et l'offre avant qu'elles vous soient remises : aucune mention discriminatoire, missions et compétences cohérentes, règles citées avec leur source.
Les méthodes
rh qualifie d'abord le besoin : quel poste, quelle relation de travail, quels outils sont concernés ;
recrutement prépare le poste, l'annonce, la grille et l'entretien, à partir du besoin réel et de critères professionnels, puis aide à examiner les candidatures si l'agent y a accès ;
embauche prépare l'arrivée et ses formalités ;
verifier classe la fiche approuvée et inscrit la date de sa prochaine révision dans le suivi.
Les modèles
Le kit ne contient pas de modèle nommé « fiche de poste » : la méthode recrutement en porte la trame. Trois modèles du kit l'accompagnent.
Le « Livret d'accueil » donne les premières réponses utiles à la personne qui arrive.
La « Fiche de procédure » décrit une tâche du poste et la façon de vérifier qu'elle est bien faite. Pour une association, la « Fiche de mission bénévole » présente une mission concrète dans un cadre d'engagement libre, ce qui la distingue d'un poste salarié.
Le niveau d'autonomie
Le degré de liberté de l'agent RH dépend de vos choix. Il peut livrer la fiche et l'offre en brouillon ; les livrer puis attendre votre validation avant publication ; ou conduire le recrutement jusqu'au bout, réponses aux candidats comprises. Encore faut-il qu'il ait la main sur la messagerie, le site d'annonces ou l'outil de candidatures.
Pour vos fiches de poste comme pour vos arrivées, Ouvrali propose 30 modèles de documents, 30 méthodes et 8 rôles d'agents, réglés sur votre structure. Déléguez à l'IA. Avancez avec méthode. Dès 79 €, achat unique. Voir les tarifs
Les documents à ouvrir et à reprendre
Fiche de poste : Chargé(e) d'accueil et de secrétariat
Exemple pédagogique fictif à reprendre et à adapter à votre situation.
Exemple pédagogique fictif. Le cabinet, les noms et les horaires sont inventés.
Fiche de poste : Chargé(e) d'accueil et de secrétariat Cabinet de kinésithérapie Les Tilleuls (fictif). Mise à jour : octobre 2026.
Rattachement Rend compte à la gérante du cabinet. N'encadre personne.
Finalité du poste Accueillir les patients, organiser les rendez-vous des quatre praticiens et tenir le secrétariat administratif courant, pour que les praticiens se consacrent aux soins.
Missions principales
Accueil des patients : accueil physique et téléphonique, orientation, réponses aux questions pratiques.
Gestion des rendez-vous : prise, modification et rappel des rendez-vous dans l'agenda partagé ; gestion des annulations et de la liste d'attente.
Secrétariat administratif : enregistrement des dossiers patients, classement, courrier, commandes de fournitures.
Suivi des paiements : encaissements au comptoir, relevé quotidien remis à la gérante.
Tenue de l'accueil : salle d'attente rangée, affichage à jour.
Compétences
Exigées : maîtrise d'un agenda en ligne et d'un traitement de texte ; expression écrite et orale claire ; organisation et rigueur dans le suivi des rendez-vous.
Souhaitées : expérience d'accueil dans un cabinet de santé ; connaissance du vocabulaire médical courant.
Qualités professionnelles utiles : sens de l'accueil, discrétion (données de santé des patients).
Conditions d'exercice
Lieu : cabinet, 12 rue des Tilleuls (fictif).
Horaires : du lundi au vendredi, 9 h - 12 h 30 et 14 h - 17 h 30, soit 35 h par semaine. Un samedi matin par mois, de 9 h à 12 h 30, remplace une demi-journée travaillée en semaine selon le planning communiqué.
Contraintes : forte affluence le lundi matin et en fin de journée.
Moyens Poste informatique, logiciel d'agenda du cabinet, téléphone, terminal de paiement.
Une demande à adapter à votre activité
La gérante fournit les missions d’accueil, l’organisation des quatre praticiens et le roulement du samedi. Prépare les documents utiles et les contrôles décrits dans ce guide, en distinguant les faits, les hypothèses et les éléments manquants. Enregistre les pièces et les points à suivre dans le dossier. Respecte les accès autorisés et le niveau d’autonomie choisi ; signale toute limite qui empêche de terminer le travail.
Les questions pratiques
Quelle différence entre fiche de poste et offre d'emploi ?
La fiche décrit le poste pour la structure et la personne qui l'occupe. L'offre s'adresse aux candidats, reprend une partie de la fiche et doit respecter les règles du code du travail (français, date, aucune mention discriminatoire).
Quelle longueur pour une fiche de poste ?
Une à deux pages suffisent le plus souvent. Si elle déborde, le poste regroupe peut-être deux métiers.
Qui rédige la fiche de poste ?
La personne qui encadre le poste, idéalement avec celle qui l'occupe. L'IA peut préparer la mise en forme à partir de leurs informations.
Faut-il mettre le salaire dans la fiche de poste ?
Ce n'est pas l'usage dans la fiche elle-même. Dans l'offre d'emploi, ce n'est pas obligatoire au 21/10/2026. Un projet de loi déposé au Sénat le 10 septembre 2026 pour transposer la directive (UE) 2023/970 prévoit d'imposer une fourchette de rémunération dans les offres ; à cette date, il n'était pas encore voté (dossier législatif du projet de loi n° 944, Sénat, consulté le 21/10/2026).
Ouvrali demande-t-il un logiciel RH en plus ?
Non. Pas de logiciel Ouvrali séparé ni d'abonnement : le kit s'installe dans votre application IA. Il s'utilise dans l'outil IA de votre choix, avec le forfait de cet outil, à prévoir en plus auprès de son fournisseur. Si vous avez déjà un logiciel de paie ou de RH, il reste en place.
Et si j'ai besoin d'aide pour l'installer et régler les agents ?
Choisissez l'accompagnement en ligne, pour une personne : 149 € avec 1 h, 219 € avec 2 h. Le format de 2 h permet aussi de régler les agents sur votre structure, par exemple vos intitulés de postes et votre façon de mener les entretiens.
